Interne podcast; alles wat je moet weten
In dit artikel lees je alles wat je moet weten over een interne podcast. We delen goede voorbeelden, de te nemen stappen, benodigdheden en formats. Wij deden onderzoek.
Podcasts zijn enorm in opkomst. De komst van de earpods en de steeds betaalbaardere audio-apparatuur dragen hieraan bij. En naast de openbare podcast, zien we ook een sterke opkomst van de interne podcast. Een podcast voor de stakeholders van een bedrijf.
In dit artikel geven we je de ins en outs van interne podcasts. We deden research naar succesvolle voorbeelden, de techniek, de toepassingen en zelfs de verschillende formats.
Na ons onderzoek naar interne podcasts waren we zo enthousiast dat we hier een significant deel van ons ontwikkelbudget hebben ingezet om hier functionaliteiten voor te bouwen. Hier later meer over.
Hieronder vind je overzicht van de opbouw, want we beginnen bij het begin en bouwen van gaan vervolgens de diepte in.
Wat is een interne podcast?
Veel mensen nemen aan dat een interne podcast, een podcast voor personeel is. En hoewel de interne podcast vaak voor die doelgroep wordt ingezet, is de interne podcast breder in te zetten.
Wij hebben op basis van ons onderzoek een definitie geformuleerd om kort en bondig te duiden wat nu een interne podcast inhoudt. Dit is onze definitie van de Interne podcast:
Een interne podcast is een podcast die voor een selectieve groep insiders, zoals personeel, investeerders, leveranciers en andere stakeholders, wordt geproduceerd en daarvoor gericht wordt gedistribueerd.
Kortom, een interne podcast kan veel meer zijn dan een podcast voor personeel. Een beursgenoteerd bedrijf kan een interne podcast maken voor investor relations, terwijl een lokale voetbalvereniging een podcast voor de clubleden kan maken.
Voordelen van een interne podcast
Voor het digitale tijdperk had je het bulletin board, waar men belangrijke mededelingen plaatste. Daarnaast had je vaak een interne memo die nog per interne post werd verspreid.
Met de komst van het internet verschoof dat naar het intranet en dat werd niet veel later aangevuld met de interne nieuwsbrief.
Maar in dit digitale tijdperk zijn we ook op andere wijze content gaan consumeren en vooral meer... heel veel meer content. Alles gaat sneller en mensen zijn drukker dan ooit. En dat is mogelijk een van de grootste voordelen van podcasts ten opzichte van tekstuele en video content... je kunt het combineren met een andere activiteit.
Mensen luisteren podcasts in de trein, op de fiets, tijdens het huishouden, het werk en zelfs tijdens het wandelen of hardlopen.
Hieronder som ik een paar belangrijke voordelen van podcasts als content medium voor je op:
Je kunt een podcast combineren met andere activiteiten
Ook geschikt voor mensen die niet graag lezen of moeite hebben met lezen
De mens draagt al eeuwen kennis over via spraak en dus gaat het ons natuurlijker af dan video of tekst.
Makkelijker in te passen in onze drukke levens dan lezen van geschreven content of kijken van video's.
Audio en spraak lenen zich goed voor story telling en boodschappen waar intonatie en nuances belangrijk zijn.
Productie is vele malen goedkoper dan het produceren van bijvoorbeeld video
Kortom, audio is een kanaal dat voor de meeste mensen makkelijker te consumeren is dan grote, lange stukken tekst. Verder is een podcast goedkoper om te produceren dan een video. En als je het hebt over long form content, dan is het eenvoudiger om volledig te zijn dan als je, bijvoorbeeld, een gesprek van een uur wilt uitschrijven.
Beveiliging & openbaarheid
Primair zegt de term 'interne podcast' vooral iets over de doelgroep en de aard van de content van de podcast en niet per se over de openbaarheid van de content.
Zo zou je een interne podcast kunnen maken over de bedrijfscultuur die primair bedoeld is voor personeel, maar wat mogelijk ook interessant is voor leveranciers, investeerders en wellicht zelfs klanten.
Als het gaat om de openbaarheid van interne podcasts, onderscheiden we de volgende soorten:
Mate van openbaarheid
Beveiligd
Doorgaans voor als informatie wordt gedeeld, waarbij openbaarheid als potentieel catastrofaal aangemerkt kan worden.
Afgeschermd
Doorgaans voor als er enigszins gevoelige informatie wordt gedeeld, waarbij openbaarheid niet wenselijk is.
Verborgen
Doorgaans niet-gevoelige informatie. Openbaarheid zal geen schade aanrichten, maar heeft niet de voorkeur.
1. De beveiligde interne podcast
Sommige informatie is niet geschikt voor andere mensen buiten de groep mensen voor wie de podcast bedoeld is. Denk aan strategische informatie die niet in handen moet komen van een concurrent, of content waarin bijvoorbeeld rechters of artsen een bepaalde casus bespreken.
Over het algemeen wordt in dit soort gevallen gebruik gemaakt van een maatwerkoplossing, waarbij een eigen mobile app wordt ontwikkeld die alleen te gebruiken is door een gespecificeerde lijst met gebruikers.
Bij Springcast hebben we inmiddels meerdere oplossingen gebouwd voor verschillende overheden en bedrijven. Voor de een is een basisniveau van beveiliging voldoende, terwijl voor de ander een hoog niveau van beveiliging noodzakelijk is.
Deze vorm van distributie van de interne podcast vraagt de nodige investeringen, maar geeft je de meeste controle over wie de content kan beluisteren.
2. De afgeschermde interne podcast
Deze vorm van de interne podcast is relatief eenvoudig op te zetten en bij Springcast zelfs standaard binnen al onze abonnementen.
Dit is dan ook de standaard voor interne podcasts die niet bedoeld zijn voor het grote publiek. Denk hierbij aan podcasts, waarin een CEO een strategische overname aankondigt of een podcast waarin de jaarplanning wordt gecommuniceerd.
Bij onze podcast hosting is het slechts een kwestie van een 'vinkje' zetten om een podcast af te schermen. Daarna voeg je de mensen toe die de content mogen ontvangen en alles staat goed ingesteld.
Iedere keer als je een aflevering publiceert, krijgen deze mensen een melding met een unieke link naar de nieuwe aflevering. Wordt iemand van de lijst verwijderd? Dan vervallen zijn rechten. Ook op de content waar die gebruiker eerst wel bij kon.
3. De verborgen interne podcast
De verborgen interne podcasts blinken vooral uit in gebruikersgemak. De volgers kunnen de afleveringen gewoon luisteren in de podcast app die hun voorkeur geniet, zoals Spotify of Apple podcasts.
Het enige verschil is dat de podcast wordt uitgesloten van zoekmachines, zoals Google en Bing. Verder worden afleveringen doorgaans niet gedeeld op social media of de website van de organisatie.
Maar iedereen die weet waar hij/zij moet zoeken, kan de podcast gewoon beluisteren.
Deze podcastvorm kan bijvoorbeeld worden ingezet worden als podcast waarbij collega's zich aan elkaar voorstellen, of als een podcast over de cultuur van de organisatie. Zo kan de content dan wel gevonden worden door potentiële of aanstaande medewerkers.
4. De openbare interne podcast
De openbare interne podcast is niet beveiligd en zelfs vindbaar via zoekmachines. De openbare interne podcast wordt doorgaans ingezet om een brede groep stakeholders van de organisatie te voorzien.
Denk hierbij aan een podcast, waarin de jaarcijfers worden toegelicht aan investeerders of een podcast over het werken bij de organisatie.
Feitelijk is dit een 'normale' podcast, maar met de nuance dat de content wordt gemaakt voor een specifieke groep 'insiders'.
Ideeën voor een interne podcast
Er zijn natuurlijk talloze formats te bedenken. Om te beginnen zou je gewoon eens kunnen kijken naar wat je nu via het intranet of de interne nieuwsbrief communiceert. Of misschien heb je zelfs een intern magazine. En wellicht is een podcast daar veel geschikter voor.
Maar om je op weg te helpen, heb ik een mooi lijstje met ideeën die je mogelijk op weg helpen.
Leadership Q & A
Product/project updates
Werken bij... podcast
Toelichting kwartaal/jaarcijfers
Interviews met teams en teamleden
Marktontwikkelingen
Onboarding nieuw personeel
Training & educatie
Meer ideeën, voorbeelden en toepassingen vind je in onze gratis whitepaper, 'De case voor een interne podcast'.
Interne podcast verspreiden
Je hebt verschillende soorten en smaken als het gaat om het verspreiden van je interne podcast naar de 'insiders'. Ik som ze kort voor je op.
1. De embedded player
Bij Springcast heeft iedere podcast en podcast aflevering een podcast player die je met een klein stukje script kunt plaatsen in een blog of op een pagina binnen een intranet of website. In bijna alle gevallen kun je dat doen zonder programmeer kennis of een programmeur.
Zie hieronder hoe zo'n embedded podcast player er uitziet.
Nieuwe embedded player
2. E-mail notificatie + unieke link
De tweede manier is om een e-mail te sturen naar een lijst met mensen, waarbij iedereen een persoonlijke, versleutelde link krijgt die toegang geeft tot de nieuwe podcast aflevering. Ze kunnen ze de aflevering in de browser luisteren. Wordt iemand van de lijst gehaald, dan krijgt die persoon geen meldingen meer, maar ook de toegang tot eerdere content vervalt.
Deze functionaliteit is standaard binnen ieder Springcast abonnement.
3. Een eigen mobile app
De laatste optie is om een eigen mobile app te laten ontwikkelen. Zo is het bij Springcast mogelijk om een mobile app te maken die voor de hele organisatie beschikbaar is, maar we hebben ook oplossingen gemaakt met geavanceerde rechtenstructuren.
De investering is hoger dan de andere opties, maar deze optie geeft je meer mogelijkheden als het gaat om beveiliging, branding, functionaliteiten en gebruiksgemak voor de gebruikers.
Benodigdheden & kosten
Podcast apparatuur
Ik zal hier niet te diep op ingaan, omdat we een heel mooi, uitgebreid artikel hebben geschreven over podcast apparatuur. Maar om je een idee te geven van wat je nodig hebt, zal ik een kleine opsomming geven:
Twee tot drie XLR microfoons
Een podcast audio panel.
Twee tot drie microfoon armen.
Check hier de complete podcast kit.
Waar het op neer komt, is dat je voor een kleine €2.000 - €3.000 beschikt over een professionele setup voor je interne podcast.
Audio editor
Daarnaast is het doorgaans een slim idee om de audio-opnames af te laten editten door een professionele audio-editor. In ons podcast netwerk hebben we een selectie voor je gemaakt van kwalitatieve professionals. Zoek hier naar podcast experts en editors.
Podcast hosting
En je hebt podcast hosting nodig... dat is waar wij in excelleren ;)
Want welke vorm je ook kiest voor je interne podcast, je audio-bestanden moeten ergens gehost worden in de cloud om ze beschikbaar te maken voor je luisteraars.
En omdat audio streaming een te zware belasting is voor de servers en beslag legt op de bandbreedte van de servers, is het meestal niet raadzaam om dat op een eigen server te doen. Bovendien is het streamen van audio bij de meeste 'normale' webhosters niet toegestaan.
Een ander groot voordeel van een specialistische podcast host, zoals Springcast, is dat je er een CMS bij krijgt om je podcast te beheren en uitgebreide statistieken krijgt met betrekking tot het luistergedrag.
Anyway... bij Springcast worden al je bestanden opgeslagen in Nederlandse datacenters.
De kosten hangen af van de hoeveelheid podcast shows, het aantal downloads en de functionaliteiten die je nodig hebt, maar prijzen beginnen vanaf €15 per maand en kunnen oplopen tot honderd euro of meer voor enterprise en maatwerkoplossingen.
Quick start handleiding
Ben je ervan overtuigd dat een interne podcast van toegevoegde waarde is voor jouw organisatie of wil je in ieder geval de volgende stap maken om dat te ontdekken?
Download dan gratis onze Whitepaper over de interne podcast. Je hebt hiermee een handig naslagwerk met praktische tips en stappen om te starten met een interne podcast.
Wil je liever eens telefonisch sparren met een expert? Bel ons dan gerust op 085-1306894 om vrijblijvend je vragen beantwoord te krijgen.